Metzler IT GmbH

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozess-Automatisierung ist die Übertragung von typischen Geschäftsaufgaben und Standardoperationen unter der Kontrolle von Hard- und Softwaresystemen. Dadurch werden Ressourcen freigesetzt, die Die Produktivität und die Effizienz des strategischen Managements können gesteigert werden. Um die Arbeit einer Organisation zu optimieren, werden Systeme zur Modellierung und Optimierung von Ausführung von Geschäftsprozessen. Wie Sie sehen können, ist die Relevanz der Geschäftsprozessautomatisierung ist sehr hoch.

Arten der Automatisierung

Die Automatisierung von wichtigen Geschäftsprozessen kann auf zwei Arten erfolgen:

• Arbeit an Kerngeschäftsprozessen (Kommunikation mit Kunden, Vertriebssteuerung Umsatz). Der Zweck der Automatisierung in diesem Bereich ist die Verbesserung der Qualität der Ausgabe. Der Zweck der Automatisierung in diesem Bereich ist es, die Qualität der Produkte zu erhöhen, das Verkaufsvolumen zu steigern, die Rentabilität des Unternehmens zu erhöhen.

• Vereinfachung der unterstützenden Prozesse. Solche Prozesse können Buchhaltung, Büromanagement sein, Buchhaltung, Protokollierung, Berichterstattung. Die Automatisierung dieser Tätigkeiten wird den Gewinn nicht direkt erhöhen, aber sie kann den Zeitaufwand für Routinearbeiten.

Ein komfortables System, in dem Geschäftsprozesse oft automatisiert werden, ist Bitrix 24, aber auch andere Software: „1C: Buchhaltung“, „1C: Lohnbuchhaltung“, „AuditExpert“, „Master of Finance Analysis“, „FinGrand“.

Aufgaben der Geschäftsautomatisierung

Die Automatisierung von Routine-Geschäftsprozessen in einem Unternehmen mit Bitrix 24 oder anderen Systemen wird durchgeführt, um
Lösen Sie die folgenden Aufgaben:

Unterstützung der operativen Aktivitäten der Organisation, Vereinfachung der Kontrolle und Buchhaltung;

• Schnelle Erstellung von verschiedenen Dokumenten für Geschäftspartner. Beispiel: Rechnungen, Lieferscheine, Abstimmungsakte;

• Operatives Erhalten der Berichte mit den Informationen über den Zustand der Angelegenheiten in der Organisation für ein beliebiges Zeitintervall;

• Senkung der Personalkosten, Erhöhung der Arbeitsprozesseffizienz durch Entlastung der Mitarbeiter von Routineaufgaben;

• Senkung der Personalkosten, Erhöhung der Arbeitsprozesseffizienz durch Entlastung der Mitarbeiter von Routineaufgaben;

• Minimieren Sie den Einfluss des menschlichen Faktors auf die wichtigen Geschäftsprozesse;

• Erhöhung der Servicequalität;

• Sichere Speicherung von Informationen.

Die Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen mit Bitrix 24 oder einer anderen Software wird dazu beitragen, die Qualität der Produktion und optimieren die Unternehmensführung.

Die Implementierung eines automatisierten Systems zur Modellierung und Ausführung wichtiger Prozesse bringt folgende Vorteile:

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Managern, schnell an detaillierte Informationen in Form von Die Automatisierung der Geschäftsprozesse liefert den Managern zeitnahe, detaillierte Informationen in Form von analytischen Berichten, die es ihnen ermöglichen, das Unternehmen unter maximaler Berücksichtigung interner und externer Indikatoren zu führen. das Unternehmen unter maximaler Berücksichtigung der internen und externen Indikatoren der Organisation geführt wird.

Wie kann ich Geschäftsprozesse automatisieren?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen, deren Beispiel Sie in zahlreichen Materialien leicht finden können, erfolgt mit moderne Technologien. In der folgenden Tabelle haben wir die wichtigsten Beispiele für Geschäftsautomatisierung und -optimierung zusammengestellt.

Werkzeug – Besondere Einheiten

Cloud-Technologie – Kein Bedarf für den firmeneigenen Service. Ideal für kleine Unternehmen
wegen seiner geringen Kosten.

Marketinginstrumente – Nutzen Sie CRM-Systeme, BI-Automatisierungssoftware und kontextbezogene Werbung.

Zusammenarbeit – Sorgt für ein Minimum an menschlicher Beteiligung bei der Modellierung und Ausführung von Prozessen, bei denen er/sie nicht
kann nicht immer schnell und adäquat auf Veränderungen reagieren.

Große Daten – Business Intelligence auf Basis von Big Data. Lösungen für große Unternehmen: Die Verarbeitung großer Datenmengen erfordert spezielles Know-how. Große Datenmengen erfordern spezielle Geräte.

Analyse der Informationen in Echtzeit – Die Lösung für Business Intelligence ist die Datenanalyse in Echtzeit. Ermöglicht vollständig synchronisierte Operationen mit der Entwicklung von transaktionalen Workflows. Die Fähigkeit, vollständig synchronisierte Operationen über die Weiterentwicklung von Geschäftsautomatisierungssystemen zu Echtzeit-Transaktionsverarbeitungssystemen durchzuführen.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist für den Erfolg eines Unternehmens jeder Größe unerlässlich, unabhängig vom Geschäftsumfang oder Struktur. Sich schnell ändernde wirtschaftliche Bedingungen, die Notwendigkeit, Risiken zu minimieren, hohe Entscheidungsgeschwindigkeiten – all das erfordert moderne Ansätze. sie erfordern moderne Ansätze. Der Einsatz von Automatisierung setzt wertvolle Ressourcen frei und ermöglicht Ihnen und konzentrieren Sie sich auf Ihre Kerngeschäftsfelder.

 

Unternehmensweite Geschäftsprozesse

• Entwicklungsprozesse. Bieten Sie Möglichkeiten zur Verbesserung der zukünftigen Leistung des Unternehmens. Zu den Prozessen gehören Ausbildung oder Personalentwicklung und Planung für den zukünftigen Betrieb des Unternehmens;

• Manager. Sie lösen die Ziele des Unternehmens durch Betriebsführung, Planung, Schulung, Motivation des Personals

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird nur gelingen, wenn der Manager weiß, wie er diese Prozesse effektiv managen kann. Prozesse. Ein Geschäftsführer muss die Arbeit der Gesellschaft so organisieren, dass die Geschäftsprozesse streng nach dem festgelegten Schema und ohne Prozesse streng nach dem Schema und ohne Ausfälle ablaufen. Im Idealfall sollte nicht viel Zeit mit Papierkram verbracht werden. Es gibt viele effektive Möglichkeiten, das Geschäft zu organisieren. Die sinnvollste Option ist die umfassende Automatisierung von Prozesse auf Basis eines eigenen oder angepassten Modells des Informationssystems. Der Einsatz von Automatisierungssystemen kann die Rentabilität der Produktion zu erhöhen und die Kosten deutlich zu senken.

Die Bedeutung der Geschäftsprozessautomatisierung

Es gibt eine Reihe von Symptomen, die auf die Notwendigkeit einer umfassenden Automatisierung von Geschäftsprozessen hinweisen (u. a. Lieferkettenprozesse) eines Unternehmens:

• Die Firma läuft unregelmäßig, und die Mitarbeiter sind nicht in der Lage, Aktivitäten zu koordinieren und kohärent auszuführen;

 Im Unternehmen kommt es regelmäßig zu Verzögerungen, Verzerrungen und Informationsverlusten;

 Bei der täglichen Arbeit können die Spezialisten der Firma ihre eigenen Interessen nicht in den Hintergrund stellen;

 Die Aufgaben der Kanzlei werden nicht effektiv erfüllt und die Kundenorientierung ist sehr schwach;

 Die Mitarbeiter haben kein klares Verständnis davon, wie sich ihre Leistung auf die Organisation auswirkt;

 Es ist nicht klar, wer für die spezifischen Ziele und Funktionen der Firma verantwortlich ist;

 Es gibt keinen Zeitrahmen für die zu erledigenden Aufgaben;

Das Unternehmen arbeitet nicht immer im Interesse seiner Kunden. Wenn zumindest ein paar dieser Eigenschaften in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, müssen Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren, um Ihr Unternehmen produktiver und erfolgreicher zu machen.

Stadien der Geschäftsprozessautomatisierung

• Definieren der Ziele der Automatisierung.
Bevor Sie handeln können, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, müssen Sie Setzen Sie sich konkrete strategische Ziele. Überlegen Sie, was Sie erreichen wollen, was Was Sie mit der Automatisierung des Geschäftsprozessmanagements erreichen wollen. Zum Beispiel ist die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse im Bereich Supply Chain Management etwas anderes als Die Geschäftsprozesse des Supply Chain Managements unterscheiden sich beispielsweise von denen der Customer Relationship Automation. Im ersten Fall müssen Sie sich mit der Optimierung von Logistik, Abholung und Rückgabe, etc. Im zweiten Fall müssen Sie andere Indikatoren überwachen: Anrufe, Effizienz, Trichterbildung usw. Anrufe, die Effektivität des Verkaufstrichters, etc.

• Formalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse.
Um Geschäftsprozesse zu beschreiben, müssen Sie ermitteln, welche Teilprozesse in ihnen vorhanden sind, wie die Informationen fließen, in welcher Reihenfolge die Aktivitäten ausgeführt werden, was die Einschränkungen sind, welche Ressourcen Sie nutzen können. Beschränkungen und welche Ressourcen Sie nutzen können.

• Geschäftsprozess-Optimierung.
Sobald ein Modell entwickelt wurde, analysieren Experten dieses, um es dann von der gewünschten zu der realen Welt. Anschließend wird ein Plan erstellt, um die gesetzten Ziele zu erreichen, indem Prozesse. Als Ergebnis wird ein Geschäftsprozess aufgebaut, der unnötige Operationen eliminiert und
Verzögerungen.

• Entwicklung der Aufgabenstellung.
Konkrete Aufgaben, die ohne Beteiligung des Eigentümers nicht erledigt werden können, werden identifiziert.

• Kodierung von Informationen, Entwicklung von Stellenbeschreibungen.
Eine Organisation, die automatisierte Lösungen implementiert, übernimmt die Codierung der Informationen. In diesem Stadium Es wird auch empfohlen, mit der Entwicklung von Stellenbeschreibungen zu beginnen, um die Ausbildung der Mitarbeiter in Zukunft zu erleichtern.

• Mitarbeiterschulung.
Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn die Workflow-Struktur geändert wird oder eine Änderung der Mitarbeiterzusammensetzung geplant ist.

• Pilotbetrieb.

Es gibt nur einen Weg, die Effektivität eines Automatisierungssystems zu bewerten: Es in die Praxis umzusetzen. Diese Phase hilft Ihnen bei der Feinabstimmung Ihres Arbeitsablaufs und der Vermeidung von Fehlern. Arbeitsablauf und vermeiden Fehler 

Geschäftsprozesse: die Herausforderungen des Übergangs

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist nicht immer schnell und einfach zu implementieren: Probleme und Schwierigkeiten können dabei auftreten. Dabei können Probleme und Schwierigkeiten auftreten. Werfen wir einen Blick auf die häufigsten:

Verzögerungen bei der Projektdurchführung.

Dies geschieht oft, wenn Prozesse nicht in überschaubare Blöcke zerlegt werden und Kontrollpunkte nicht sind nicht abgegrenzt. Dies kann gelöst werden, indem gemeinsame logische Schemata identifiziert werden, die Abfolge von Arbeitsschritten zur Implementierung eines Systems zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Es gibt keinen logischen Rahmen für das Projekt.

Der Prozess wird nicht verzögert, wenn das genehmigte Dokument klar definiert Zeitlimits. Letzteres kann in Form von Designentscheidungen oder
technische Herausforderungen.

Es ist kein effektives Managementsystem vorhanden.

Ein aufgesuchter Spezialist für Konfliktlösung kann helfen, dieses Problem zu lösen. Er hilft bei der Lösung von Konflikten und Streitigkeiten zwischen
Mitarbeiter und lösen schwierige Situationen.

Das Projekt hat eine niedrige Priorität und wird auf Restbasis durchgeführt.

Identifizieren und adressieren Sie die Gründe für die Vernachlässigung des Projekts. Wenn sich die Situation nicht ändert, ersetzen Sie den Darsteller.

Projektziele sind nicht definiert, es gibt keine Kriterien für die Zielerreichung oder die Bewertung der Ergebnisse.

Die Bewertungskriterien müssen unter Berücksichtigung der Projektausrichtung individuell erstellt werden. Wenn Sie konkrete Projektziele definieren, machen Sie es sich leichter
Sie werden Ihre Ziele leichter erreichen und schneller zu positiven Ergebnissen kommen.

Die Automatisierung Ihrer Supply-Chain-Geschäftsprozesse oder anderer Prozesse hilft Ihnen letztlich, die Leistung Ihres Unternehmens zu optimieren und effizienter zu gestalten. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Lieferkette oder anderen Prozessen hilft Ihnen letztendlich, Ihr Unternehmen zu optimieren und effizienter zu gestalten.

                                                                                                                                                                                                      Geschrieben von Philipp Albert, metzler-it.de

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