Metzler IT GmbH

Wie man der perfekte Projekt-Manager wird

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Wir sprachen mit Anastasia Bobovich, Projektmanagerin bei EPAM, über das Innenleben des RM-Managements, die Tipps und sogar das Verhältnis von Männern und Frauen in der Branche.

Der erste Schritt: Vertrauen aufbauen

– Anastasia sagt: „Der Aufbau von Vertrauen beim Kunden ist eine ganze Wissensschicht, die man Soft Skills nennt. – Das Wichtigste ist meiner Meinung nach das aktive Zuhören: Man muss tief in das Problem des Kunden eintauchen, ihm manchmal sogar helfen, genau zu verstehen, was er will, und versuchen, sein Problem zu lösen. Und zweitens achten wir darauf, dass die von uns eingegangenen Verpflichtungen eingehalten werden.

Lifehack #1:

Selbst Nuancen, die im normalen Leben vielleicht nicht wichtig sind, können dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen. Wenn Sie dem Kunden z. B. versprochen haben, dass Sie sich um die Angelegenheit kümmern und innerhalb einer halben Stunde antworten werden, dann halten Sie Ihr Versprechen. Wenn das Problem nicht so schnell gelöst werden kann, schicken Sie zum vereinbarten Zeitpunkt eine E-Mail, in der Sie mitteilen, dass Sie an dem Problem arbeiten.

Muss der PM alles über die technische Seite wissen?

– Jeder Projektleiter versteht zumindest die technische Komponente eines Projekts auf hohem Niveau, denn ohne sie kann er sich nicht in die Details vertiefen, mit denen das Team konfrontiert wird“, erklärt Anastasia. – Es ist jedoch möglich, ein erfolgreicher PM zu sein, ohne einen technischen Hintergrund zu haben: In diesem Fall ist es wichtig, einen kompetenten technischen Manager im Projekt zu haben, der bei Bedarf die Feinheiten erklärt.

Lifehack #2:

Es ist gut, wenn Sie einen technischen Hintergrund haben. Falls nicht, sollten Sie wissen, dass dies kein Hindernis ist, ein guter Projektmanager zu werden: Es gibt erfolgreiche Projektmanager ohne einen starken technischen Hintergrund.

Werkzeuge für die Kommunikation mit dem Kunden

– Um mit dem Kunden in Kontakt zu treten, wird ein Kommunikationsplan erstellt, in dem genau festgelegt ist, mit wem wir kommunizieren, welche Ziele wir verfolgen, wie oft wir kommunizieren müssen und welche Kommunikationskanäle wir nutzen sollten. Ein durchschnittlicher Kommunikationsplan sieht zum Beispiel so aus: Wir planen ein wöchentliches Treffen mit dem Kunden und dem Team, bei dem wir über die wichtigsten Fortschritte unseres Projekts, Probleme und Risiken sprechen; wir kommunizieren über eine Zoom-Konferenz. Dies ist ein sehr einfaches Beispiel“, erklärt Anastasia. – Für jedes Projekt wird ein Kommunikationsplan erstellt, der auf den Merkmalen des Kunden und dem Grad seiner Beteiligung basiert. Zusätzlich zu den Anrufen kann der Kunde schriftliche Berichte anfordern, wenn er den Prozess vertiefen möchte. Manchmal lagert der Kunde einen kleinen Teil aus und will sich nicht einmischen, sondern nur das Ergebnis abwarten – dann gibt es entsprechend weniger Kommunikation.

Lebenstipp #3:

Je besser Sie die Kommunikation mit dem Kunden aufbauen und Vertrauen gewinnen, desto weniger wird sich der Kunde einmischen und detaillierte Berichte verlangen.

Was ist mit den Soft Skills, ohne die Sie nicht auskommen können?

– Je mehr Soft Skills man hat, desto besser für den Job“, lacht Anastasia. – Ich würde ein paar Dinge erwähnen, die man unbedingt haben muss: Kommunikations- und Verhandlungsgeschick, Konfliktmanagement und die Fähigkeit, in der Öffentlichkeit zu sprechen. Die Welt steht nicht still, die Fähigkeiten müssen verbessert werden, neue Ansätze zur Kommunikation, Konfliktlösung usw. müssen erlernt werden. Lernen Sie also ständig dazu, verbessern Sie Ihre Soft Skills, nehmen Sie an Schulungen teil, um sich die Theorie anzueignen, und üben Sie sie dann an Ihren Projekten mit echten Kunden.

Anmerkungen am Rande:

Die Vorbereitung einer Hochzeit ist ein Projekt, die Vorbereitung eines Kindes auf den Kindergarten oder die Schule ist ebenfalls ein Projekt. Ein weiteres Projekt ist die Planung einer unabhängigen Reise oder einer Renovierung. Im Allgemeinen handelt es sich bei einem Projekt um eine zeitlich begrenzte Aktivität mit einem bestimmten Ergebnis. Es gibt viele alltägliche Dinge, die unter diese Definition fallen und die wir als Projekte durchführen: Es gibt die Ideenphase, dann die Planungsphase, gefolgt von der Umsetzungs- und der Abschlussphase.

Lebenstipp #4:

Um Ihre Soft Skills zu verbessern, sollten Sie Ihre tägliche Kommunikation mit verschiedenen Menschen als Übung betrachten, denn sie ist den Kundenbeziehungen sehr ähnlich. Und Sie können Ihre Kommunikations-, Verhandlungs- und Konfliktlösungsfähigkeiten kostenlos trainieren.

Welche Art von "schwierigen" Kunden gibt es?

– Es gibt viel mehr positive Beispiele, wenn es gelingt, eine gemeinsame Basis zu finden, über die Erwartungen zu sprechen und diese dann zu erfüllen“, sagt Anastasia. – Aber es gab auch negative Momente, wie das so genannte Mikromanagement eines Kunden. Er wollte alle Nuancen, die kleinsten Details, Berichte bis auf den letzten Pfennig und über jeden Schritt des Teams wissen. In der IT-Branche ist es ziemlich schwierig, eine solche totale Kontrolle zu gewährleisten, denn IT-Fachleute sind oft kreativ und können 4 Stunden am Tag arbeiten, und dann erwischt sie eine Welle und sie arbeiten 12 Stunden am Stück, die Aufgabe wird perfekt und pünktlich erledigt, aber nicht so reibungslos, wie der akribische Kunde es sich wünscht. Im Laufe der Kommunikation mit ihm gelang es mir, den Grund für die totale Kontrolle herauszufinden – es war ein banales Misstrauen uns gegenüber. Ich begann, Vertrauen aufzubauen, arbeitete alle Engpässe im Projekt durch, die ihm besondere Sorgen bereiteten, und schließlich gelang es mir, die Angelegenheit auf eine Standardberichterstattung einmal pro Woche statt täglich zu reduzieren.

Lebenstipp #5:

Bereiten Sie sich so gut wie möglich auf Ihr erstes Treffen mit Ihrem Kunden vor, sammeln Sie Informationen darüber, worauf er normalerweise achtet, wie er sein Leben sieht und sogar über seine Hobbys. Mit diesem Wissen werden Sie das erste und wichtigste Gespräch zur Vertrauensbildung erfolgreich führen.

Wie sieht es mit der Entfernung aus?

– Distanz ist ein Muss, denn es handelt sich um eine Geschäftsbeziehung“, sagt Anastasia. – Man kann einige persönliche Details über den anderen erfahren, über Familie und Hobbys, es macht die Kommunikation wärmer, wenn man in einem Smalltalk fragen kann, wie es dem Ehepartner geht, man kann sich über die Fortschritte des Kindes freuen, aber es gibt gewisse Grenzen, die nicht überschritten werden sollten.

it firma

Lebenstipp #6:

Führen Sie unbedingt Vorgespräche, erstellen Sie selbst eine Tagesordnung für die Sitzungen, wiederholen Sie, was Sie in der Schlussbesprechung vereinbart haben, betonen Sie, was Sie versprochen haben, und halten Sie jedes noch so kleine Versprechen.

Sprechen Sie niemals mit dem Kunden darüber:

– Politik

– Religion

– Wettbewerber

Dies kann als die Regel der Etikette in der Kommunikation bezeichnet werden.

Wie sieht es mit dem Gleichgewicht der Geschlechter in der RM aus?

– Ich sehe einige Unterschiede zwischen der Anzahl der weiblichen und männlichen RMs“, sagt Anastasia. – In den oberen Führungsebenen überwiegen Männer. Ich denke, das liegt daran, dass Frauen irgendwann aus dem Arbeitsprozess „aussteigen“, wenn sie in den Mutterschaftsurlaub gehen. Manche sind eine Zeit lang abwesend, andere länger, aber insgesamt verlieren Frauen manchmal einige Jahre ihrer Karriere durch den Mutterschaftsurlaub und müssen Männer einholen, die keine solchen Abwesenheiten hatten. Es gibt auch die Auffassung, dass Frauen emotionaler sind und schlechtere Entscheidungen treffen können, was ebenfalls das berufliche Fortkommen behindert, aber ich persönlich kenne sowohl emotionale RM-Männer als auch kaltblütige RM-Frauen, und ich bin sicher, dass es nicht das Geschlecht ist, das die Gefühle bestimmt.

Zusammenfassung vom Blogeintrag:

Um ein guter Premierminister zu sein, muss man das:

– Um dies zu erreichen, sollten Sie das erste Treffen sorgfältig planen, Informationen über den Kunden einholen, Smalltalk führen, aber auf Distanz bleiben.

– Erweitern Sie Ihre Soft Skills ständig, indem Sie die Kommunikation in Ihrem Alltag üben, indem Sie Ihre eigene Renovierung oder Ihren Urlaub als Projekt durchführen.

– Es ist gut, einen technischen Hintergrund zu haben, aber sehen Sie es nicht als Hindernis an, wenn Sie diesen nicht haben.

– Halten Sie auch das kleinste Versprechen.

– Tja, und wenn Sie eine Frau sind, schicken Sie Ihren Partner in Mutterschaftsurlaub!

geschrieben von Philipp Albert, IT-Spezialist

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