Architektur von Odoo

Die erweiterbare Architektur von Odoo ermöglicht es einer großen Anzahl von Freelancern und Organisationen, Odoo-Anwendungen oder -Module zu entwickeln und sie auf dem Markt zum Verkauf oder kostenlosen Download bereitzustellen. Die Hauptkomponenten von Odoo sind das Framework, etwa 30 Kernanwendungen (auch als offizielle Module bezeichnet) und Tausende von Community-Modulen.

Es gibt mehrere Bücher über Odoo, von denen einige spezifischen Bereichen wie Buchhaltung oder Entwicklung gewidmet sind. Wie Sie verstehen, sind sie alle in englischer Sprache.

Und ein wenig Geschichte:

Im Jahr 2005 begann Fabien Pinckaers, der Gründer und derzeitige CEO von Odoo, mit der Entwicklung seines ersten Softwareprodukts TinyERP. Drei Jahre später wurde der Name in OpenERP geändert. Das Unternehmen begann schnell zu wachsen, und im Jahr 2010 waren bereits über 100 Mitarbeiter bei OpenERP beschäftigt.

Im Jahr 2013 erhielt das Unternehmen von Deloitte die Auszeichnung als am schnellsten wachsendes Unternehmen in Belgien mit einem Wachstum von 1549% über einen Zeitraum von fünf Jahren.

Im Jahr 2014 wurde das Unternehmen in Odoo umbenannt, um den Begriff "ERP" zu diversifizieren. Im Jahr 2015 platzierte das Inc. Magazine Odoo unter den 5000 am schnellsten wachsenden privaten Unternehmen Europas.

Im Jahr 2019 zog das Unternehmen Investitionen in Höhe von 90 Millionen US-Dollar an.

Im Jahr 2021 nutzten mehr als 5 Millionen Kunden Odoo-Produkte. Laut CEO Fabien Pinckaers plant Odoo, 1000 neue Mitarbeiter einzustellen.

In den Ländern der ehemaligen Sowjetunion begann das System in den letzten Jahren an Popularität zu gewinnen. Sein Hauptkonkurrent ist 1C. Die Verbreitung des Systems wurde stark dadurch behindert, dass es keine Möglichkeit gab, eine vollständige Buchhaltung zu führen. Für die Ukraine wurde dieses Problem Ende 2021 gelöst, und zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels wird in mehreren Unternehmen bereits ein Testlauf dieser Lösung durchgeführt.

Unter den Vorteilen des Systems lassen sich folgende Punkte hervorheben: 

• Open Source mit allen daraus resultierenden positiven Aspekten; 
• Schnelle Entwicklungszyklen; 
• Abdeckung aller wesentlichen Geschäftsprozesse (dazu unten mehr);
• Weborientierung;
• Möglichkeit zur schnellen Integration mit beliebigen Diensten (sofern möglich); 
• Mehrsprachigkeit der Benutzeroberfläche; 
• Website-Builder; 
• Modularität;

Der auptnachteil ist wahrscheinlich die Komplexität des Erlernens des Systems für gewöhnliche Benutzer aufgrund des Umfangs des Systems selbst. Aber dieser Nachteil wird durch eine schrittweise Integration zusätzlicher Funktionen während des Erlernens des Systems behoben.

Lassen Sie uns nun einen Blick auf das System selbst werfen und sehen, was es zu bieten hat. Natürlich ist es nicht möglich, alle Funktionen zu beschreiben. Ich werde nur die Grundlagen ansprechen, um ein Verständnis für die Abdeckung der Geschäftssegmente zu vermitteln.

Marketing und Lead-Generierung 

Über diesen Bereich habe ich noch nicht geschrieben, aber es lohnt sich, daran zu erinnern. In der Regel startet ein Unternehmen verschiedene Marketingaktivitäten, um neue Kunden zu gewinnen, und möchte natürlich wissen, wie effektiv sie sind.

Zum Beispiel führt ein Unternehmen eine E-Mail-Marketingkampagne durch, und im Text dieser E-Mail befindet sich ein Link zu einem Kontaktformular. Wenn ein potenzieller Kunde dieses Formular ausfüllt, wird in unserem System ein Lead generiert, und es wird vermerkt, dass dieser Lead aus der E-Mail-Marketingkampagne stammt. Diese Information wird durch CRM und Vertrieb weitergegeben, und wir können später analysieren, wie effektiv diese oder jene Marketingkampagne war. 

Integrationen mit externen Diensten

Das System ermöglicht es beispielsweise, Webformulare mit Hilfe des Webform-Builder zu erstellen, dann den Formularcode auf jeder externen Ressource einzufügen, und wenn Daten in den Formularen ausgefüllt werden, gelangen Leads in das System.

Es ist auch möglich, eine Integration mit dem gewünschten Service umzusetzen, von dem Leads zu uns kommen können. Derzeit gibt es viele solcher Integrationen (zum Beispiel mit Facebook, Websites auf bestimmten Plattformen wie Wordpress und andere). Eine Liste der verfügbaren Integrationen finden Sie unter: Link.

E-Mail-Marketing

Im System gibt es einen eigenen E-Mail-Kampagnen-Builder, und es gibt bereits Integrationen mit beliebten E-Mail-Marketingdiensten wie SendPulse, Mailchimp und anderen. In der E-Mail-Kampagne können Statistiken zu dieser Kampagne gesammelt werden.

Veranstaltungen

Wenn ein Unternehmen Veranstaltungen zur Lead-Generierung organisiert oder an solchen Veranstaltungen teilnimmt, kann es in das System die Erfassung solcher Veranstaltungen und die Erfassung von Leads von ihnen eintragen.

Website Builder

Es ist erwähnenswert, dass das System einen integrierten Website-Builder hat, mit dem auch ein nicht in der Webentwicklung erfahrener Benutzer eine einfache Website erstellen kann. Die Website ist eng mit dem Backend des Systems integriert, dh wenn ein Besucher auf der Website eine Bestellung aufgibt, wird im Vertrieb ein Verkaufsauftrag erstellt.

In dieser Anwendung wird ein Lead übernommen, bearbeitet, qualifiziert und, wenn alles gut läuft, in eine Opportunity umgewandelt. Wenn der Lead aus irgendeinem Grund ausscheidet, wird dies im System festgehalten.

Integrationen mit Drittanbieterdiensten

Zusätzlich zum CRM benötigt das Unternehmen auch eine "Telefonie"-Funktionalität, da die Manager ja Kontakt zu den Kunden aufnehmen müssen. In diesem Fall besteht die Notwendigkeit einer Integration mit einem bestimmten Dienst. Mit Odoo ist es recht einfach, solche Integrationen durchzuführen. In unserem Unternehmen wurden beispielsweise Integrationen mit Binotel und Nextel durchgeführt.

Es besteht auch die Notwendigkeit, sich mit Messaging-Diensten (SMS, Viber) zu integrieren. Auch solche Integrationen sind einfach umzusetzen.

Sobald der Lead qualifiziert ist und Informationen vorliegen, dass er bei unserem Unternehmen etwas kaufen möchte, wird er in eine Opportunity umgewandelt. Die Opportunity durchläuft den Sales-Funnel.

Während dieses Prozesses können in der Anwendung verschiedene Aktivitäten erstellt werden, und so wird die Kommunikationsgeschichte mit dem Kunden aufgebaut.

Wenn die Opportunity erfolgreich ist, markiert der Manager sie als gewonnen und erstellt ein kommerzielles Angebot.

Bestellungen und Verkäufe

Jetzt gelangen wir zur Anwendung "Verkäufe". Hier arbeitet hauptsächlich die Vertriebsabteilung, aber auch Buchhaltung und Logistik können beteiligt sein. Warum? Weil nach Bestätigung des Angebots dieses in einen Verkaufsauftrag umgewandelt wird, aus dem automatisch ein Entwurf für einen Lieferschein generiert wird. Nach der Lieferung erstellt die Buchhaltung dann einen Ausgangsschein.

Das Angebot selbst wird, wie Sie bereits verstanden haben, aus einem Deal im CRM erstellt, kann aber auch manuell vom Kunden in seinem persönlichen Konto erstellt werden oder als Bestellung von der Website eingehen (unabhängig davon, ob diese Website mit ODOO oder einer anderen Plattform erstellt wurde).

Preislisten

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Funktionalität der Preislisten, die eine umfassende Preisgestaltung ermöglicht. Darüber müsste man einen separaten Artikel schreiben, denn diese Funktion ist so funktionsreich :). Preislisten können individuell für Kunden, Kundengruppen, Länder oder spezifische Websites festgelegt werden. Der Preis in der Preisliste kann entweder auf dem Katalogpreis oder den Selbstkosten basieren, und es können Berechnungsformeln festgelegt und die Aufschlagsgröße begrenzt werden.

Point of Sale (POS)

Für Unternehmen im Einzelhandel (physische Geschäfte) und Gastronomiebetriebe gibt es in der Software eine separate Funktion namens "Point of Sale".

In diesem Segment ist bereits eine Integration (für die Ukraine) mit Kassen- und Fiskaldruckern (Checkbox) implementiert, und bald wird ODOO selbst ohne Integration mit Drittanbietern zu einem Kassensystem.

Der Point of Sale ist eng mit der Buchhaltung integriert. Beim Durchführen von Bestellungen vom Lager wird der verkaufte Artikel abgebucht und der Verkauf wird im Rechnungswesen mit einer Bewegung der Geldmittel angezeigt.

Odoo verfügt über ein leistungsstarkes Lagerverwaltungssystem (WMS), das meiner Meinung nach einer der komplexesten Bereiche des Systems ist und eng mit Vertrieb, Einkauf, Produktion und Buchhaltung verbunden ist. Gleichzeitig ist dies jedoch ein eigenständiges Segment des Systems.

Ein Warehouse Management System (WMS) ist ein Informationssystem, das die Automatisierung der Verwaltung von Lagergeschäftsprozessen eines spezialisierten Unternehmens ermöglicht.

Hier sind einige der wichtigsten Punkte:

• Das System verwaltet Lager und Lagerplätze. Lagerplätze können physisch oder virtuell sein.
• Beim Umgang mit Lagerbeständen wird immer das Prinzip der doppelten logistischen Buchführung angewendet. Das bedeutet, dass Bestände immer von einem Ort (zum Beispiel von Lieferanten) kommen und an einen anderen Ort (zum Beispiel zum Kunden) gehen.
• Bei der Inventur von Lagerbeständen wird ein virtueller Lagerplatz namens "Inventarverluste" verwendet, um die Ergebnisse der Inventur anzuzeigen.
• Das System unterstützt auch die Chargenverfolgung, wobei das Verfallsdatum der Charge auf Chargenebene verfolgt werden kann.
• Auf der Ebene der Lagerkonfiguration können verschiedene Regeln für Lagerbewegungen festgelegt werden. Zum Beispiel kann eine Einstellung aktiviert werden, bei der bei Bestätigung einer Verkaufsbestellung automatisch ein Kaufauftrag oder Fertigungsauftrag erstellt wird.

Jedes Unternehmen ist im Grunde genommen ein Produktionsunternehmen. Was ich hier meine ist, dass jedes Unternehmen irgendwie ein Produkt herstellt, sei es materiell oder immateriell (Dienstleistung). Wenn es erforderlich ist, materielle Vermögenswerte in andere materielle Vermögenswerte umzuwandeln, müssen wir das Produktionsmodul verwenden.

Die Nutzung dessen macht die Buchführung etwas komplizierter. Denn neben Waren gibt es auch andere Arten von Beständen (Rohstoffe, Halbfertigprodukte, Fertigprodukte), die ihre eigenen Buchführungsregeln erfordern.

Um Vermögenswerte umzuwandeln, müssen wir für das herzustellende Produkt eine Spezifikation erstellen, in der angegeben wird, was wir für die Herstellung dieses Produkts benötigen.

Das Hauptdokument für die Produktion wird der Fertigungsauftrag sein, der das erforderliche Asset tatsächlich umwandelt.

Es ist auch möglich, technologische Routen einzusetzen - in diesem Fall müssen wir für die Ausführung des Fertigungsauftrags Arbeitsaufträge schließen.

Es gibt auch Funktionen für die Ausschussbildung von Rohstoffen und Demontageaufträge (aus einem Asset mehrere zu erhalten).

Die Grundproduktion kann erheblich verbessert werden, und falls erforderlich, kann sie mit spezialisierten Produktionsplanungslösungen integriert werden, wie zum Beispiel mit Frepple.

Buchhaltung ist ein entscheidender Bereich in jedem Unternehmen und Odoo bietet eine leistungsstarke Lösung für das Finanzmanagement. Mit dem Buchhaltungsmodul können Unternehmen ihre finanziellen Transaktionen verfolgen, Berichte generieren, Steuern verwalten und vieles mehr.

Odoo ermöglicht die Verwaltung verschiedener Buchhaltungsaufgaben, darunter:

• Finanzbuchhaltung: Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben, Kontenabstimmung, Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und anderen Finanzberichten.
• Kunden- und Lieferantenmanagement: Verwaltung von Kunden- und Lieferantenkonten, Verfolgung von Ein- und Auszahlungen, Verwaltung offener Posten und Abgleich von Transaktionen.
• Steuerverwaltung: Automatische Berechnung von Steuern auf Transaktionen, Verwaltung von Steuerkategorien und Erstellung von Steuerberichten und -erklärungen.
• Bankintegration: Integration von Bankkonten zur automatischen Importierung von Transaktionen, Abstimmung von Bankauszügen und Verfolgung von Transaktionen.
• Mehrwährungsunterstützung: Arbeit mit verschiedenen Währungen, Umrechnung von Transaktionen und Generierung von Berichten in verschiedenen Währungen.
• Abschluss und Jahresabschluss: Erstellung von Abschlüssen und Jahresabschlüssen gemäß den gesetzlichen Anforderungen.

Obwohl Odoo eine solide Grundlage für das Finanzmanagement bietet, ist es wichtig zu beachten, dass die Basisversion möglicherweise nicht vollständig für die gesetzliche Buchhaltung gemäß den nationalen Vorschriften ausgelegt ist. In solchen Fällen können Erweiterungen oder Anpassungen erforderlich sein, um die spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

Das Personalmanagement ist wohl einer der wichtigsten Prozesse in einer Organisation, die an ihre Zukunft denkt. Denn die Art und Weise, wie die Personalmanagementprozesse gestaltet sind, beeinflusst direkt die Ergebnisse der Unternehmensarbeit.

Der HR-Direktor (früher bekannt als Personalleiter) ist eine Schlüsselfigur in der Organisation. Neben dem Finanzdirektor ist er einer der wichtigsten Spezialisten im Kostenmanagement des Unternehmens. Für viele Organisationen machen die Personalkosten und andere Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Personal den Löwenanteil ihrer Ausgabenstruktur aus. Darüber hinaus darf man nicht vergessen, wie viel es ein Unternehmen kostet, Personal zu rekrutieren und zu entlassen.

Aufgrund der Bedeutung dieses Bereichs wird HR in Odoo recht umfassend abgedeckt.

Odoo ERP bietet seinen Benutzern ein vollwertiges Human Resource Management System, das es ermöglicht, nahezu alle Personalprozesse zu automatisieren, einschließlich Rekrutierung, Auswahl, Anwerbung von Personal, Bereitstellung von Einarbeitung, Schulung und Entwicklung, Bewertung ihrer Leistung, Festlegung von Vergütung und Leistungen, Motivation, Pflege guter Beziehungen zu jedem Teammitglied und Sicherstellung der Arbeitssicherheit durch die Anwendung von HR-Programmen und HR-Analytik.

Darüber hinaus ist das HR-Modul eng mit anderen Segmente des Systems integriert: Projekte, Vertrieb, Einkauf, Finanzen und Buchhaltung, was das System umfassend macht und alle Unternehmensprozesse abdeckt.

Lassen Sie mich nun die Hauptfunktionen dieses Bereichs auflisten: Mitarbeiter- und Statusverwaltung, Verwaltung von Arbeitsverträgen, separates Bewerbungsmodul (Stellenanzeigenverwaltung, Bewerbungsprozess, Lebenslaufverwaltung), Verwaltung von medizinischen Untersuchungen, Schulungsverwaltung (übrigens gibt es in Odoo ein separates vollständiges LMS-System), Mitarbeiteraustrittsverwaltung, Gamification (Zielsetzung). Es gibt auch eine separate Lösung zur Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten und zur Einreichung von Spesenabrechnungen durch Mitarbeiter.

Und lassen Sie uns mit Projekten beginnen. Tatsächlich können Projekte auch auf operativer Ebene genutzt werden, insbesondere in Unternehmen, die Dienstleistungen erbringen. Aber wenn man genauer hinschaut, ist die Tätigkeit jedes Unternehmens im Grunde genommen ein großes Projekt.

Hier haben wir Zugriff auf Projekte und Aufgaben. Projekte können sowohl externe (zum Beispiel die Organisation einer Veranstaltung) als auch interne (zum Beispiel die Entwicklung einer Verkaufsabteilungsrichtlinie) sein.

Im Rahmen eines bestimmten Projekts können den Mitarbeitern bestimmte Aufgaben mit einer festgelegten Frist zugewiesen werden.

Auf der Ebene der Aufgaben können wir die geplante Zeit für die Aufgabenerfüllung und die tatsächliche Zeit (mithilfe von Zeiterfassungsblättern) erfassen.

Projekte sind eng mit anderen Segmenten des Systems verbunden. Zum Beispiel, wenn wir ein Projekt erstellen, wird automatisch ein analytisches Konto für die Buchhaltung erstellt, auf dem Einnahmen und Ausgaben für dieses Projekt erfasst werden können. Oder die Zeiterfassungsblätter für Projekte können als Grundlage für die Gehaltsabrechnung dienen.

Die Anwendung von Aktivitäten in der Software ist beeindruckend und wahrscheinlich eines der wichtigsten Werkzeuge zur Planung der eigenen und anderer Arbeitszeiten.

Im Alltag werden wir normalerweise mit einer Vielzahl von Aufgaben mit unterschiedlichen Prioritäten konfrontiert: jemanden anrufen, jemandem eine E-Mail schreiben, nichts vergessen zu erledigen oder sich mit jemandem treffen.

All dies erfordert ein hohes Maß an organisatorischen Fähigkeiten und Selbstdisziplin. Nichts ist schlimmer als ein Arbeitsplatz voller handschriftlicher Notizen und Aufkleber oder eine endlose Excel-Tabelle, die schwer zu kontrollieren ist.